Memulai OkPOS Cloud

Jenis usaha dan fitur

Setelah membuat perusahaan, langkah Cara usaha Anda menanyakan beberapa hal tentang usaha Anda. Jawabannya sudah diisi sesuai jenis usaha, jadi cukup periksa lalu tekan Lanjut. Menu yang tidak dipakai disembunyikan supaya aplikasi tetap ringkas.

• Menu dibuat dari bahan baku? Ya menyalakan Resep & Manajemen Bahan Baku: stok bahan berkurang otomatis saat menjual. Sudah terisi Ya untuk kafe, restoran, dan toko roti.
• Kenakan pajak? Tidak, PB1, PPN, atau label sendiri, dengan tarifnya. Lihat Pajak & biaya layanan.
• Kenakan service charge? Hanya ditanyakan untuk kafe dan restoran yang memakai resep, karena service charge hanya untuk pesanan dine-in.
• Ada karyawan? Ya menyalakan Manajemen Staf, Shift & Absensi. Bila Anda sendiri, Anda juga yang jadi kasir.
• Manajemen Meja & Pesan Mandiri: aktif untuk kafe dan restoran, tempat tamu duduk.
• Akuntansi Lanjutan dan Pelacakan Aset & Penyusutan: mati di awal untuk semua jenis usaha.

Semua fitur tersedia di setiap paket. Jenis usaha hanya mengatur apa yang aktif di awal.

Kenapa data usaha dicatat dulu

Usaha Anda sudah berjalan sebelum memakai OkPOS: ada bahan di gudang, uang di rekening, faktur pemasok yang belum dibayar, dan bon pelanggan. Bagian 1 Persiapan usaha mencatat semuanya per satu tanggal, tanggal mulai pembukuan, sebelum penjualan pertama, supaya laporan langsung sesuai kenyataan.

• Laba yang jujur. Tanpa stok awal, bahan yang dibeli sebelum tanggal mulai terhitung gratis saat terpakai. Laba terlihat lebih besar dari aslinya.
• Saldo yang cocok. Saldo kas dan rekening di aplikasi sama dengan di bank. Kalau nanti ada selisih, langsung kelihatan.
• Tagihan tidak terlupa. Utang ke pemasok dan bon pelanggan tercatat dengan jatuh temponya, dan pelunasannya tidak terhitung dua kali.

Contohnya, penjualan bulan pertama Rp 42.000.000 dan bahan yang terpakai bernilai Rp 14.700.000, termasuk stok awal Rp 4.820.000 yang dibeli sebelum tanggal mulai:

• Dengan stok awal: HPP Rp 14.700.000, laba kotor Rp 27.300.000.
• Tanpa stok awal: HPP hanya Rp 9.880.000, laba kotor Rp 32.120.000, terlihat Rp 4.820.000 lebih besar dari aslinya.

Semua saldo awal dicatat sebagai modal pemilik, bukan pendapatan, jadi laba bulan pertama tidak ikut naik.

Tanggal mulai pembukuan

Apa yang dicatat. Tanggal semua saldo awal dicatat: stok, saldo kas dan rekening, utang, dan piutang. Biasanya sehari sebelum penjualan pertama di OkPOS, dan itu yang disarankan aplikasi. Sebelum ada penjualan, sarannya hari ini.

Angkanya dari mana. Lihat tanggal penjualan pertama Anda di Pesanan, lalu mundur satu hari.

Kenapa penting. Saldo awal harus berdiri di satu tanggal. Kalau saldo rekening dicatat tanggal 10 padahal penjualan sudah berjalan sejak tanggal 1, laporan sembilan hari pertama tercampur.

Contoh. Penjualan pertama 1 Nov 2026, jadi mulai pembukuan 31 Okt 2026. Saldo BCA yang dicatat adalah saldo di mutasi rekening per 31 Okt malam.

Tanggalnya tidak boleh setelah penjualan pertama, dan tidak boleh setelah hari ini. Kapan pun saldo awal dimasukkan, tetap dicatat pada tanggal ini.

Bahan baku

Apa yang dicatat. Semua bahan yang dipakai di resep: biji kopi, susu, gula, kemasan, dan bahan setengah jadi yang Anda buat sendiri (sirup gula aren, cold brew). Langkah ini hanya muncul kalau fitur resep aktif.

Angkanya dari mana. Nota pembelian dan daftar belanja rutin: nama, satuan dasar, dan harga beli per satuan.

Kenapa dulu. Resep produk disusun dari bahan bakunya. Kalau bahannya belum ada, resepnya tidak bisa diisi, jadi langkah ini datang sebelum produk.

Contoh. Kopi Senja mencatat 18 bahan baku, 2 di antaranya setengah jadi. Setelah itu tiap minuman di katalog bisa langsung diberi resep.

Stoknya belum perlu diisi di sini: jumlah tiap bahan dihitung di langkah Stok awal. Pilih Tandai lengkap setelah semua bahan masuk.

Produk & harga

Apa yang dicatat. Semua produk yang Anda jual, dengan harga jual dan variannya. Dengan resep aktif, sekalian isi resep tiap produk: bahan bakunya sudah ada dari langkah sebelumnya.

Angkanya dari mana. Daftar menu, label harga di rak, atau catatan kasir lama.

Kenapa penting. Produk yang belum ada tidak bisa dijual di kasir, dan laporan per produk jadi tidak lengkap.

Contoh. Kopi Senja punya 12 produk di katalog dan 31 di daftar menunya. 19 sisanya ditambahkan di Katalog → Produk.

Hanya Anda yang tahu apakah daftarnya sudah lengkap, jadi langkah ini tidak dicentang otomatis: pilih Tandai lengkap setelah semua produk masuk.

Hitung semua stok & HPP

Apa yang dicatat. Jumlah tiap bahan baku dan barang jadi yang ada di rak hari ini, per cabang, dengan biaya per satuannya (HPP). Anda tidak perlu menghitung mundur: OkPOS menghitung stok per tanggal mulai pembukuan dari hitungan hari ini, dikurangi semua yang masuk dan ditambah semua yang terpakai sejak tanggal itu. Cabangnya mengikuti cabang yang dipilih di menu samping.

Angkanya dari mana. Hitung fisik di gudang, dapur dan rak. Biaya per satuan dari nota pembelian terakhir; kalau belum diisi, OkPOS menawarkan HPP yang sudah tercatat atau biaya di katalog.

Kenapa penting. Tanpa stok awal, barang yang dibeli sebelum tanggal mulai terhitung Rp 0 saat terpakai (atau biaya katalog, kalau ada), jadi laba terlihat lebih besar dari aslinya. Penjualan sejak tanggal mulai yang sudah terlanjur ber-HPP Rp 0 ikut dibetulkan, dicatat hari ini sebagai penyesuaian HPP.

Contoh. Mulai pembukuan 31 Okt 2026. Sejak itu terjual 1,8 kg biji kopi, dan hari ini tersisa 2,2 kg. Isi 2,2 kg dengan biaya Rp 300.000/kg: stok per 31 Okt menjadi 4 kg (Rp 1.200.000), dan 1,8 kg yang sudah terjual mendapat HPP Rp 540.000 yang tadinya Rp 0.

Kalau hitungan lebih sedikit dari yang tercatat sejak tanggal mulai, selisihnya hilang atau terbuang setelah tanggal itu: catat lewat Stok opname, bukan di sini. Menyimpan lagi menggantikan stok awal yang lama, termasuk stok awal yang diisi saat bahan baku dibuat.

Saldo kas & rekening

Apa yang dicatat. Saldo Kas Besar tiap cabang, tiap rekening bank, e-wallet dan brankas pada tanggal mulai pembukuan. Laci kasir tidak ada di sini: di luar sesi laci selalu kosong, dan uang kembaliannya bagian dari Kas Besar.

Angkanya dari mana. Mutasi rekening atau riwayat e-wallet: saldo akhir pada tanggal mulai. Untuk Kas Besar dan brankas, hitung uangnya, lalu kurangi yang masuk dan tambahkan yang keluar sejak tanggal itu.

Kenapa penting. Saldo di aplikasi harus sama dengan di bank, supaya selisih yang sebenarnya kelihatan. Saldo awal dicatat sebagai modal pemilik, jadi laba tidak berubah.

Contoh. Saldo BCA per 31 Okt 2026 Rp 12.350.000. Setelah dicatat, saldo BCA di Buku kas adalah Rp 12.350.000 ditambah semua yang masuk sejak itu, sama dengan mutasi bank.

Akun yang diberi saldo awal saat dibuat sudah terisi angkanya. Menyimpan memindahkannya ke tanggal mulai dan menggantinya dengan angka yang baru, jadi tidak terhitung dua kali.

Utang ke pemasok

Apa yang dicatat. Untuk tiap pemasok, jumlah yang masih harus dibayar pada tanggal mulai pembukuan, dan jatuh temponya kalau ada. Kosongkan pemasok yang tidak punya utang. Pemasok yang belum ada bisa ditambahkan dari langkah ini.

Angkanya dari mana. Nota atau faktur pemasok yang belum lunas per tanggal mulai. Barang yang diterima setelah tanggal itu dicatat lewat Pengadaan, bukan di sini.

Kenapa penting. Utang awal ikut di Utang pemasok dan diingatkan saat jatuh tempo. Pembayaran ke pemasok melunasi utang awal lebih dulu, baru nota yang lebih baru. Utang awal dicatat dengan modal pemilik sebagai lawannya, jadi laba tidak berubah.

Contoh. Per 31 Okt 2026 masih ada nota Segar Dairy Rp 800.000, jatuh tempo 15 Nov. Setelah dicatat, utang Segar Dairy di aplikasi Rp 800.000 ditambah pengadaan secara kredit sejak itu.

Utang awal tidak bisa diubah menjadi kurang dari yang sudah dibayar. Isi 0 untuk menghapusnya selama belum ada pembayaran.

Piutang pelanggan

Apa yang dicatat. Untuk tiap pelanggan, jumlah yang masih harus mereka bayar pada tanggal mulai pembukuan, dan jatuh temponya kalau ada. Kosongkan pelanggan yang tidak punya bon. Pelanggan yang belum ada bisa ditambahkan dari langkah ini.

Angkanya dari mana. Catatan bon atau faktur yang belum lunas per tanggal mulai. Penjualan kredit setelah tanggal itu dicatat lewat Grosir, bukan di sini.

Kenapa penting. Piutang awal ikut di piutang pelanggan, dihitung dalam batas kredit, dan muncul di dasbor kalau lewat jatuh tempo. Pembayaran pelanggan melunasi piutang awal lebih dulu. Piutang awal dicatat dengan modal pemilik sebagai lawannya, jadi laba tidak berubah.

Contoh. Per 31 Okt 2026 PT Kreanova masih berutang Rp 1.500.000, jatuh tempo 10 Nov. Pembayaran Rp 1.500.000 dari mereka setelah itu melunasi piutang awal itu.

Piutang awal tidak bisa diubah menjadi kurang dari yang sudah dibayar. Isi 0 untuk menghapusnya selama belum ada pembayaran.

Aset tetap awal

Apa yang dicatat. Tiap aset yang sudah dimiliki pada tanggal mulai pembukuan: tanggal beli, biaya perolehan, umur ekonomis, dan yang sudah disusutkan sampai tanggal itu. Kosongkan yang sudah disusutkan kalau tidak tahu: aplikasi menghitungnya dari jadwal.

Angkanya dari mana. Nota pembelian lama dan catatan penyusutan kalau ada. Aset yang dibeli dari akun kas sebelum tanggal mulai sudah tercatat, jadi tampil di daftar tanpa bisa diubah di sini.

Kenapa penting. Aset awal masuk neraca dengan modal pemilik sebagai lawannya, tanpa mengurangi kas dan tanpa mengubah laba. Penyusutan dilanjutkan aplikasi mulai bulan dari hari setelah tanggal mulai, dan sisa nilainya dibagi ke sisa umurnya.

Contoh. Mesin Rp 1.200.000 dibeli Januari, umur 1 tahun, sudah disusutkan Rp 600.000 per 31 Oktober. November dan Desember masing-masing disusutkan Rp 300.000.

Setelah aplikasi menyusutkannya, aset awal tidak bisa diubah atau dihapus lagi, dan tanggal mulai tidak bisa dipindah ke bulan lain.

Periksa neraca awal

Apa yang dilihat. Semua saldo awal per tanggal mulai pembukuan: kas dan rekening, stok, piutang, aset tetap, dan utang ke pemasok. Tiap baris punya tautan Ubah ke langkahnya.

Modal pemilik awal. Total harta dikurangi utang. Ini bukan uang baru, tapi yang sudah tertanam di usaha pada tanggal mulai.

Saldo saat dibuat. Saldo yang diisi waktu akun atau barang dibuat, sebelum panduan, ikut dihitung dan disebut di bawah barisnya.

Laci kasir tidak ikut: isinya dihitung saat sesi kasir dibuka.

Langkah yang belum lengkap atau ditandai Nanti disebut di atas: angkanya belum masuk neraca, dan modal berubah saat langkah itu diisi. Sesuai, buka kasir menandai neraca sudah diperiksa, dan sejak itu sesi kasir bisa dibuka.

Peran dan PIN staf

Setiap staf punya satu peran. Pemilik bisa memberi peran berikut:

• Kasir: Transaksi & pembayaran POS.
• Staf Inventaris: Stok, produksi, pengadaan & pemasok.
• Pemilik: Akses penuh semua modul. Hanya ada satu pemilik per perusahaan, yaitu akun yang mendaftar.

Menu yang tidak boleh dibuka sebuah peran tidak tampil di sidebar staf tersebut.

Pemilik selalu bisa memberi diskon manual di kasir. Kasir hanya bisa bila Boleh memberi diskon manual dicentang di form staf (pilihan ini hanya ada untuk peran kasir), dan mencabutnya langsung berlaku tanpa perlu masuk ulang.

PIN atau email?

• PIN (4–6 angka) wajib untuk setiap staf. Staf memakainya untuk masuk di perangkat kasir: pilih nama, lalu ketik PIN. Satu perangkat bisa dipakai bergantian oleh beberapa staf.
• Email login dan kata sandi sementara opsional, hanya untuk staf yang perlu membuka back office dari perangkatnya sendiri, misalnya staf inventaris. Kata sandi sementara diganti staf saat pertama masuk.

Memasangkan perangkat kasir

Kasir di OkPOS Cloud adalah satu titik layanan, misalnya "Front Counter" atau "Drive-Thru", di satu cabang. Setiap kasir punya laci kas sendiri (akun Tunai di Akun Kas & Bank), jadi uang tunai tiap kasir dihitung terpisah.

Setiap kasir juga menjadi tempat staf mencatat masuk dan pulang, jadi tidak perlu perangkat absensi terpisah.

OkPOS Cloud punya dua alamat, masing-masing bisa dipasang sebagai aplikasi sendiri:

• okpos.id, aplikasi OkPOS: untuk pemilik. Produk, stok, laporan, dan pengaturan.
• kasir.okpos.id, aplikasi OkPOS Kasir: untuk perangkat kasir. Staf masuk dengan PIN untuk berjualan dan mencatat absensi.

Siapkan perangkat seperti ini:

• Perangkat kasir (tablet di meja kasir): buka kasir.okpos.id dan pasangkan ke kasirnya.
• Pemilik: buka okpos.id di HP atau laptop Anda.
• Bekerja sendiri dengan satu tablet: pasang keduanya. Kasir dan back office bisa terbuka bersamaan, tanpa keluar-masuk akun.

Pasangkan perangkat kasir dengan kode:

1. Buka Pengaturan → Kasir → Kasir Baru. Isi nama, cabang, dan centang Kasir POS, lalu simpan.
2. Di perangkat kasir, buka kasir.okpos.id. Layar menampilkan kode pemasangan 6 angka.
3. Di HP atau komputer pemilik, buka kasirnya di Pengaturan → Kasir, ketik kode itu di Kode di layar kasir, lalu pilih Pasangkan dengan kode.
4. Perangkat kasir menampilkan Siapa yang bertugas?. Staf memilih namanya, lalu mengetik PIN. Anda juga ada di daftar itu, bila sudah mengatur PIN.

Sedang memakai tablet kasir itu sendiri? Pilih Pasangkan perangkat ini di halaman kasirnya. Tablet langsung membuka kasir.okpos.id dan sudah terpasang, dan Anda tetap masuk di okpos.id.

Setelah dipasangkan:

• Perangkat tetap terpasang walaupun staf keluar. Ganti pengguna di menu profil mengembalikan layar ke pilihan staf.
• Di perangkat kasir, semua orang masuk dengan hak kasir, termasuk pemilik. Untuk pekerjaan pemilik, buka okpos.id; dari layar pilihan staf ada tautan Buka back office.
• Ganti staf yang bertugas dengan Ganti pengguna kasir di bagian atas halaman Kasir.
• Bila tidak dipakai beberapa saat, layar terkunci kembali ke pilihan staf.