Kas & pengeluaran

Akun kas & bank

Buka Keuangan → Akun Kas & Bank untuk melihat semua tempat uang usaha disimpan dan total saldonya. Ada tiga tipe akun:

• Tunai: uang fisik, misalnya kas kecil di kantor.
• Bank: rekening bank. Isi nomor rekening dan atas nama supaya mudah dikenali.
• E-Wallet: saldo dompet digital atau penampung QRIS.

Kas Besar setiap cabang

Setiap cabang punya Kas Besar, misalnya Kas Besar (Cabang Utama): uang tunai cabang di luar laci kasir, seperti brankas atau dompet pemilik di toko. Kas Besar dibuat bersama cabangnya, selalu bertipe Tunai, dan tetap aktif selama cabangnya aktif. Namanya boleh diubah.

Pengeluaran, pembayaran ke pemasok dan transfer di kantor memakai Kas Besar cabang yang sedang dipilih sebagai akun awalnya. Cabang tidak bisa dihapus selama Kas Besarnya masih berisi uang: pindahkan dulu dengan Transfer kas.

Laci kasir dibuat otomatis

Setiap kasir di Pengaturan → Stasiun punya laci sendiri, misalnya Laci Kasir 1 (Cabang Utama). Laci dibuat saat kasir pertama kali disimpan dan selalu bertipe Tunai. Penjualan tunai di kasir itu masuk ke lacinya.

Laci hanya berisi uang selama sesi kasirnya berjalan: uang awal diambil dari Kas Besar dan semuanya kembali ke Kas Besar saat sesi ditutup. Di luar sesi, laci tidak bisa dipilih untuk pengeluaran, pembayaran atau transfer, dan kartunya bertanda sesi tutup.

Uang tunai tidak bisa minus

Akun bertipe Tunai tidak pernah bersaldo di bawah nol. Pengeluaran, pembayaran atau transfer yang lebih besar dari saldonya ditolak. Catat dulu Setor modal bila uangnya dari kantong pemilik, atau Hitung kas bila saldonya tidak cocok dengan uang yang ada.

Rekening bank dan e-wallet boleh minus, karena mutasinya sering dicatat belakangan. Kartunya bertanda Minus supaya Anda mencocokkannya dengan rekening koran.

Saldo awal

Saat membuat akun, isi Saldo awal dengan uang yang ada di akun itu sekarang. Setelah akun dibuat, saldo tidak diubah langsung: saldo selalu dihitung dari mutasinya di Buku Kas.

Gambar QRIS

Buka akun yang menerima QRIS, lalu pilih Unggah gambar QRIS di bawah Terima pembayaran. Gambarnya tampil besar di layar kasir saat pelanggan membayar dengan QRIS. Tanpa gambar, kasir diminta mengarahkan pelanggan ke stiker QRIS toko.

Gunakan gambar yang tajam dan coba pindai dengan ponsel setelah diunggah. Pilihan ini hanya muncul saat QRIS dicentang, dan akun harus sudah tersimpan. Bila centangnya dihapus, gambar tetap tersimpan tetapi tidak ditampilkan.

Akun nonaktif

Hapus centang Akun aktif untuk akun yang sudah tidak dipakai, misalnya rekening yang ditutup. Akun nonaktif tidak bisa dipilih untuk pengeluaran atau transfer dan tidak bisa menerima pembayaran, tapi riwayatnya tetap ada.

Metode pembayaran

Pilih metode di bawah keranjang (Tunai, Transfer, atau QRIS), lalu Bayar.

• Tunai: isi Uang Diterima, atau pilih Uang Pas dan pecahan cepat (Rp 50rb, Rp 100rb, …). Kembalian dihitung otomatis. Uang tunai masuk ke laci kasir.
• Transfer: periksa mutasi rekening, lalu konfirmasi. Pembayaran kartu lewat mesin EDC dipilih di Bagi pembayaran.
• QRIS: pelanggan memindai kode QRIS toko dari layar kasir, atau dari stiker toko bila gambar QRIS belum diunggah. Konfirmasi setelah pembayaran masuk di aplikasi QRIS Anda. Konfirmasi otomatis dari penyedia QRIS akan menyusul.

Bagi pembayaran

Satu tagihan bisa dibayar dengan beberapa cara, misalnya sebagian tunai dan sisanya QRIS. Di jendela pembayaran, pilih Bagi pembayaran, lalu isi metode dan jumlah setiap bagian. Tambah pembayaran menambah bagian baru berisi sisa tagihan (paling banyak 10 bagian). Jumlah semua bagian harus pas sama dengan total.

Buku kas

Keuangan → Buku Kas menampilkan saldo setiap akun di bagian atas. Pilih satu akun untuk melihat mutasinya, dari yang terbaru. Kolom Saldo Akhir adalah saldo akun tepat setelah baris itu.

Mutasi tercatat otomatis dari kegiatan di aplikasi. Kolom Kategori menunjukkan asalnya:

• Saldo Awal: saat akun dibuat.
• Penjualan: pembayaran di kasir, ke laci (tunai) atau ke akun penerima metode non-tunai.
• Pembatalan Penjualan dan Retur Penjualan: uang yang dikembalikan ke pelanggan.
• Uang Awal Sesi dan Setoran Tutup Sesi: uang kembalian yang pindah dari Kas Besar ke laci saat sesi dibuka, dan isi laci yang kembali ke Kas Besar saat sesi ditutup (juga uang yang masuk atau keluar dari laci setelah sesinya ditutup).
• Selisih Laci: kurang atau lebih saat sesi kasir ditutup. Lebih adalah pendapatan lain-lain; kurang adalah selisih kas (beban).
• Setor Modal dan Diambil Pemilik: uang pribadi pemilik yang masuk ke usaha, dan uang usaha yang diambil pemilik.
• Selisih Hitung Kas: selisih saat Kas Besar atau akun Tunai lain dihitung.
• Pengadaan dan Pembayaran Utang: pembayaran ke pemasok.
• Pembayaran Piutang: pelanggan melunasi pesanan grosir.
• Pengeluaran: biaya yang dicatat di Pengeluaran.
• Transfer Kas: uang yang dipindah antar akun.

Buku kas tidak bisa diubah langsung. Untuk mengoreksi, ubah atau hapus pengeluarannya, batalkan penjualan atau transfernya, sehingga koreksinya juga tercatat.

Transfer kas

Pakai transfer kas bila uang hanya berpindah tempat, bukan dibelanjakan. Contohnya menyetor uang Kas Besar ke bank di akhir hari, atau mengisi kas kecil dari rekening. Uang yang masuk dari kantong pemilik atau diambil pemilik bukan transfer: catat sebagai Setor modal atau Diambil pemilik.

1. Buka Keuangan → Buku Kas, lalu pilih Transfer kas.
2. Pilih Dari akun dan Ke akun, lalu isi Jumlah.
3. Isi tanggal (paling lambat hari ini) dan catatan bila perlu, misalnya nomor slip setoran.

Jumlahnya tidak boleh melebihi saldo akun asal. Transfer mendapat nomor seperti TRF-20261104-001 dan muncul di buku kas kedua akun.

Membatalkan transfer

Pilih Batalkan transfer di baris mutasinya. Uang kembali ke akun asal dengan tanggal hari ini, dan transfer tetap tercatat sebagai dibatalkan. Pembatalan ditolak bila saldo akun tujuan sudah kurang dari jumlah transfer.

Setor modal & diambil pemilik

Uang yang berpindah antara kantong pemilik dan usaha bukan pendapatan dan bukan biaya. Catat di Keuangan → Akun Kas & Bank:

• Setor modal: pemilik memasukkan uang pribadi, misalnya mengisi Kas Besar untuk uang kembalian kasir. Saldo akunnya bertambah dan tercatat sebagai Modal Pemilik.
• Diambil pemilik: pemilik mengambil uang usaha untuk keperluan pribadi. Saldo akunnya berkurang dan tercatat sebagai Prive Pemilik. Jumlahnya tidak boleh melebihi saldo akun.

Pilih akunnya (awalnya Kas Besar cabang yang sedang dipilih), isi jumlah dan tanggal, lalu simpan. Laci kasir tidak bisa dipilih: laci diisi dari Kas Besar saat sesi dibuka.

Di Neraca, Prive Pemilik tampil di bagian ekuitas sebagai pengurang modal, dan terus bertambah sampai Anda memutuskan lain. Laba rugi tidak berubah.

Hitung kas

Sesekali hitung uang di Kas Besar atau akun Tunai lain, misalnya di akhir minggu. Di Keuangan → Akun Kas & Bank, buka menu ⋯ pada akunnya dan pilih Hitung kas, lalu isi uang yang dihitung.

Jendelanya menunjukkan saldo tercatat dan selisihnya sebelum disimpan:

• Kurang: dicatat sebagai selisih kas (beban), seperti kekurangan laci saat sesi ditutup.
• Lebih: dicatat sebagai pendapatan lain-lain.
• Cocok: hitungannya disimpan tanpa mengubah saldo.

Laci kasir tidak dihitung di sini, karena laci dihitung saat sesinya ditutup. Rekening bank dan e-wallet dicocokkan dengan rekening koran, bukan dihitung. Hitungan tidak dibatalkan: bila salah, hitung lagi.

Mencatat pengeluaran

Buka Keuangan → Pengeluaran, lalu Catat pengeluaran:

• Deskripsi pengeluaran: untuk apa uangnya, misalnya Token listrik November.
• Pos akun beban: jenis biayanya, misalnya Beban Sewa atau Beban Utilitas. Pos ini menentukan letaknya di laporan laba rugi dan di titik impas.
• Dibayar dari: akun yang uangnya keluar. Saldonya berkurang dan mutasinya muncul di buku kas.
• Jumlah dan Tanggal transaksi (paling lambat hari ini).
• Catatan / Nomor bukti: nomor kwitansi atau invoice, supaya mudah dicocokkan.

Di atas daftar pengeluaran, Pendapatan, Pengeluaran, dan Laba Bersih menunjukkan bulan berjalan sampai hari ini. Pengeluaran di sini adalah semua beban, termasuk HPP penjualan, bukan hanya yang dicatat di halaman ini.

Mengubah atau menghapus

Pengeluaran bisa diubah atau dihapus. Catatan lamanya dibalik dengan tanggal hari ini, lalu angka barunya dicatat, sehingga saldo akun dan laporan tetap cocok.