Pembukuan & tutup buku

Jurnal tercatat otomatis

Pembukuan di OkPOS Cloud berjalan sendiri. Saat kasir menjual, Anda mencatat pengadaan, membayar pemasok, mencatat pengeluaran, menghitung stok, atau memindah uang, aplikasi langsung membuat jurnalnya dengan debit dan kredit yang seimbang. Pembatalan dan retur membalik jurnal aslinya.

Akuntansi → Jurnal Umum menampilkan semua jurnal itu. Setiap baris berisi tanggal, deskripsi dan nomor referensinya (misalnya nomor pesanan), peristiwanya, dan akun-akun yang didebit dan dikredit.

Saring dengan tanggal, Cabang, atau Peristiwa: Penjualan, Pengadaan, Pengeluaran, Persediaan, Kas, Gaji, Penyusutan, Tutup buku.

Saat menyaring satu cabang, jurnal tingkat perusahaan tidak ikut tampil, misalnya saldo awal akun kas dan pembayaran ke pemasok.

Jurnal tidak bisa diubah langsung. Untuk mengoreksi, ubah sumbernya: ubah atau hapus pengeluaran, batalkan penjualan atau transfer, atau hitung ulang stok. Jurnal koreksinya tercatat otomatis.

Bagan akun

Buka Akuntansi → Akun untuk melihat bagan akun. Bagan ini disiapkan otomatis mengikuti gaya SAK EMKM dan tidak perlu diatur.

• 1xxx Aset: akun kas dan bank (1001–1099, satu untuk setiap akun di Akun Kas & Bank, dibuat saat pertama dipakai), Persediaan, Piutang Usaha, Aset Tetap, dan Akumulasi Penyusutan.
• 2xxx Liabilitas: Utang Usaha, Utang Bank, Utang Pajak, Utang Gaji, dan Potongan Gaji.
• 3xxx Ekuitas: Modal Pemilik dan Laba Ditahan.
• 4xxx Pendapatan: Pendapatan Penjualan, Retur & Diskon Penjualan, Pendapatan Biaya Layanan, dan Pendapatan Lain-lain.
• 5000 Harga Pokok Penjualan (HPP).
• 6xxx Beban: sewa, utilitas, gaji, perlengkapan, pemasaran, kerusakan persediaan, selisih kas, penyusutan, dan lain-lain.

Pos beban 6000–6400 dan 6900 adalah yang bisa dipilih saat mencatat pengeluaran. Akun lainnya diisi otomatis oleh aplikasi.

Laporan keuangan

Semua laporan di menu Akuntansi adalah jumlah dari jurnal. Pilih periode dan cabang, lalu buka bagian mana pun untuk melihat rincian per akun.

• Laba Rugi: pendapatan, HPP, dan beban selama periode, sampai laba bersih. Angkanya sama dengan Laba Bersih di Laporan penjualan untuk periode yang sama.
• Neraca: posisi aset, liabilitas, dan ekuitas pada akhir periode. Tanda Seimbang berarti aset sama dengan liabilitas ditambah ekuitas.
• Arus Kas: dari mana uang masuk dan ke mana keluar selama periode, disusun dengan metode tidak langsung (dimulai dari laba bersih).
• Neraca Saldo: saldo debit dan kredit setiap akun. Totalnya harus Seimbang. Pakai ini untuk memeriksa pembukuan atau menyerahkannya ke akuntan.

Neraca dan Neraca Saldo ikut menghitung ayat penutup dari tutup buku. Laba Rugi dan Arus Kas tidak, sehingga laba bulan yang sudah ditutup tetap terlihat.

Nilai Persediaan di neraca mengikuti nilai yang tercatat (HPP saat terjual, nilai pengadaan), jadi bisa sedikit berbeda dari nilai stok di halaman Inventaris.

Tutup buku

Tutup buku di akhir setiap bulan, setelah semua transaksinya dicatat. Buka Akuntansi → Tutup Buku:

1. Periode berikutnya menunjukkan bulan yang bisa ditutup dan laba atau ruginya.
2. Periksa peringatannya, misalnya penggajian bulan itu masih draf atau penyusutan aset belum dijalankan. Peringatan tidak menghalangi, tapi sebaiknya diselesaikan dulu.
3. Pilih Tutup Buku, lalu konfirmasi.

Bulan ditutup berurutan, mulai dari bulan pertama yang punya jurnal, dan baru bisa ditutup setelah bulannya berakhir.

Setelah ditutup

• Laba atau rugi bulan itu dipindah ke Laba Ditahan, terpisah untuk setiap cabang.
• Transaksi bertanggal pada atau sebelum akhir bulan itu ditolak, termasuk pengeluaran, pengadaan, dan koreksi yang tanggalnya mundur. Pesan kesalahannya menyebut bahwa buku bulan itu sudah ditutup.
• Penjualan hari ini tetap berjalan seperti biasa.